Checklist de inspeção pré-embarque para produtos fabricados na China

Uma inspeção pré-embarque só é tão boa quanto o checklist por trás dela. Um inspetor que chega sem as suas especificações vai verificar o que parece obviamente errado e deixar passar o que importa para você: o tom errado de azul, um código de barras que não será lido no seu armazém ou caixas fracas demais para a viagem.

Esta página traz um checklist que você pode adaptar à maioria dos bens de consumo, explica como preparar o briefing do inspetor e lista o que um relatório útil deve conter.

Antes da inspeção: prepare o briefing#

O briefing de inspeção é o documento com que o inspetor trabalha, e as lacunas nele viram lacunas na inspeção. Envie-o à empresa de inspeção pelo menos alguns dias antes da data da inspeção e envie antecipadamente os mesmos critérios ao fornecedor, para que não haja surpresas.

Um briefing completo inclui:

1. Dados do pedido: número do pedido de compra (PO), nomes dos produtos e SKUs, quantidades por SKU e endereço da fábrica.
2. Referência aprovada: fotos da amostra de referência (golden sample) de vários ângulos e, de preferência, a amostra física lacrada e guardada na fábrica.
3. Especificações: dimensões com tolerâncias, peso, materiais, cores (referências Pantone, se for o caso) e lista de materiais dos componentes principais.
4. Plano de amostragem: norma, nível de inspeção e valores de AQL, por exemplo "ISO 2859-1, Nível Geral de Inspeção II, AQL 0 / 2,5 / 4,0". Veja AQL explicado se não tiver certeza de quais valores escolher.
5. Lista de defeitos: o que conta como crítico, maior e menor para este produto. Seja específico: "arranhão com mais de 5 mm na face frontal é defeito maior" deixa menos margem para discussão do que "sem arranhões visíveis".
6. Testes a realizar: quais testes funcionais, de segurança e de embalagem, e em quantas unidades.
7. Arte da embalagem e da rotulagem: os arquivos aprovados de caixas de presente, encartes, etiquetas e marcas de embarque.

O checklist de inspeção pré-embarque#

Use a tabela abaixo como modelo inicial e apague o que não se aplica ao seu produto. O tamanho da amostra para o acabamento vem do seu plano de AQL; os testes especiais geralmente são feitos em uma amostra fixa menor.

Quantidade e embalagem#

A inspeção normalmente começa com uma contagem. As inspeções pré-embarque costumam ser agendadas quando pelo menos 80% das mercadorias estão prontas e embaladas; se houver muito menos pronto, a amostra não representa o embarque e o inspetor deve relatar a falta. Confirme a proporção de embalagem e que os SKUs não estão misturados nas caixas erradas, o que causa problemas nos armazéns de recebimento.

Acabamento conforme o AQL#

O inspetor retira a amostra aleatória de caixas diferentes de todo o lote, e não só das caixas mais próximas da porta. Cada defeito encontrado é classificado e contado, e as contagens são comparadas com os números de aceitação e rejeição do seu plano de AQL. O resultado para cada classe de defeito é aprovado ou reprovado.

Testes funcionais, de segurança e de medidas#

Os testes funcionais dependem do produto, então liste-os explicitamente. Exemplos: ligar e fazer funcionar itens elétricos, encher e virar recipientes para verificar vazamentos, montar móveis com as peças incluídas, abrir e fechar zíperes e dobradiças repetidamente. Meça as dimensões e pesos principais em relação à sua tolerância e registre os valores reais, não apenas "OK".

Algumas verificações não podem ser feitas no chão de fábrica. Teor de substâncias químicas, inflamabilidade e muitos requisitos de segurança elétrica exigem um laboratório acreditado, geralmente antes do embarque da produção em massa. Veja certificações de produto para saber o que o seu mercado exige.

Etiquetas, códigos de barras e marcações#

Erros de etiqueta são baratos de corrigir na fábrica e caros de corrigir no destino. O inspetor deve escanear os códigos de barras do produto, da embalagem de varejo e da caixa, e confirmar que cada um retorna o número correto. A GS1, organização que define os padrões de códigos de barras, exige que os códigos de varejo atinjam pelo menos o grau ANSI C (grau 2 da ISO/IEC 15416), o que requer um verificador de códigos de barras; a leitura com um celular só confirma que o código é legível, não que atende ao grau.

Verifique também a marcação do país de origem. Para mercadorias destinadas aos Estados Unidos, a U.S. Customs and Border Protection exige que os artigos importados (ou, em alguns casos, seus recipientes) sejam marcados de forma legível, visível e permanente com o nome em inglês do país de origem, salvo se houver uma exceção aplicável.

Mercadorias destinadas ao Brasil. Acrescente ao checklist de rotulagem três verificações, todas conferidas com a arte aprovada:

Como o selo precisa estar aplicado antes de a carga entrar no Brasil, a inspeção pré-embarque é o último ponto prático para corrigir a falta dele.

Embalagem e teste de queda da caixa#

As caixas de exportação precisam resistir ao manuseio, ao empilhamento e ao transporte. Uma verificação comum na fábrica é o teste de queda da caixa: uma caixa embalada é derrubada sobre um piso duro de quina, arestas e faces, e depois aberta para verificar o produto. As empresas de inspeção costumam se basear no Procedimento 1A da ISTA, o teste básico de integridade da International Safe Transit Association para produtos embalados de até 150 lb (68 kg), em que a altura da queda depende do peso do volume. Um teste de queda na fábrica é uma verificação de triagem, não um ensaio laboratorial certificado pela ISTA.

Confira também as dimensões e o peso bruto das caixas com o romaneio (packing list), já que divergências geram recobrança de frete. Para envios ao Amazon FBA, confira as etiquetas das caixas com os requisitos atuais da Amazon; veja envio para o Amazon FBA.

O que o relatório de inspeção deve conter#

Um bom relatório permite decidir se você libera o pagamento sem ter estado na fábrica. Pergunte o prazo de entrega do relatório ao agendar e procure:

1. Resultado geral: aprovado, reprovado ou pendente (pendente significa que algo precisa da sua decisão).
2. Resumo por área do checklist, com o resultado de cada uma.
3. Dados da amostragem: tamanho do lote, tamanho da amostra, valores de AQL e números de aceitação/rejeição usados.
4. Tabela de defeitos: cada defeito descrito, classificado e contado, com fotos.
5. Resultados dos testes com valores medidos, não apenas "conforme".
6. Fotos do armazém, das caixas, das marcas de embarque, das etiquetas, dos códigos de barras e do produto ao lado da amostra aprovada.
7. Observações do inspetor, incluindo qualquer coisa fora do checklist que pareceu errada.

Quando a inspeção é reprovada#

Um resultado reprovado é informação, não o fim do pedido. As opções habituais são fazer a fábrica separar e retrabalhar o lote inteiro e depois agendar uma reinspeção, aceitar as mercadorias com desconto por problemas menores ou recusar o embarque por defeitos graves. Decida com base no tipo de defeito: nunca aceite defeitos críticos. Se mesmo assim passarem defeitos, veja o que fazer com mercadorias defeituosas da China.