Comment vérifier la licence commerciale d'une société chinoise (recherche GSXT)

La licence commerciale (营业执照) est le document que reçoit toute société de Chine continentale lors de son enregistrement, et sa copie est la première chose que la plupart des fournisseurs envoient quand vous leur demandez de prouver qu'ils existent. La copie en elle-même prouve peu : une image se retouche facilement, et une licence authentique peut appartenir à une autre société que celle avec qui vous discutez. Ce qui compte, c'est de confronter la licence au registre officiel et aux documents sur la base desquels vous allez réellement payer. Ce guide explique comment le faire en un quart d'heure environ, sans lire le chinois.

Ce que montre une licence commerciale chinoise#

Depuis 2015, la Chine utilise un format de licence unique pour les sociétés, le code de crédit social unifié à 18 caractères ayant remplacé les anciens numéros d'enregistrement, fiscal et d'organisation. Les champs dont vous avez besoin sont imprimés sur chaque licence et apparaissent dans le même ordre dans le registre en ligne.

Le code de crédit social unifié a une structure fixe définie par la norme nationale GB 32100-2015 : un caractère pour l'autorité d'enregistrement, un pour la catégorie d'entité, six pour la division administrative, neuf pour l'organisation et un caractère de contrôle final. Les codes utilisent des chiffres et des lettres majuscules, mais jamais I, O, Z, S ni V. Un code qui enfreint ces règles n'est pas valide, mais un code d'apparence valide n'est pas une preuve non plus ; seule la recherche dans le registre l'est.

Étape 1 : obtenir la licence et la raison sociale chinoise#

Demandez au fournisseur une copie couleur de la licence commerciale en vigueur et faites-lui confirmer la raison sociale chinoise par écrit, par exemple dans la conversation de commande. N'acceptez pas un nom anglais à la place. Les noms commerciaux anglais ne sont pas enregistrés en Chine continentale, et une même société chinoise peut en utiliser plusieurs.

Si le fournisseur est présent sur Alibaba.com ou 1688.com, le nom chinois de la société figure aussi sur le profil d'entreprise de la boutique. Copiez-le depuis cet endroit et comparez-le à la licence caractère par caractère ; un seul caractère différent signifie une société différente.

Étape 2 : rechercher dans le registre officiel#

Le registre est le National Enterprise Credit Information Publicity System (国家企业信用信息公示系统), géré par la State Administration for Market Regulation à l'adresse gsxt.gov.cn. Il est gratuit, ne demande aucun compte et couvre toutes les sociétés enregistrées en Chine continentale.

1. Ouvrez gsxt.gov.cn et collez le nom chinois de la société ou le code à 18 caractères dans le champ de recherche de la page d'accueil. Le champ accepte l'un comme l'autre.
2. Résolvez le CAPTCHA (image ou curseur). Le site est souvent lent ou expire pour les visiteurs situés hors de Chine continentale ; réessayez à un autre moment de la journée ou utilisez un registre provincial (chaque province exploite un miroir du même système, par exemple le site du Zhejiang ou du Guangdong), qui renvoie le même enregistrement.
3. Choisissez le résultat correspondant. Une recherche par nom peut renvoyer des sociétés aux noms proches ; comparez donc le code, pas seulement le nom.
4. Ouvrez la page de la société. Le premier onglet affiche l'enregistrement ; les onglets suivants montrent les modifications, les rapports annuels, les sanctions administratives et toute inscription sur les listes d'activité anormale ou de violations graves.

Traduisez la page avec votre navigateur si vous ne lisez pas le chinois. L'ordre des champs correspond au tableau de la licence ci-dessus.

Étape 3 : lire l'enregistrement#

Quatre éléments de l'enregistrement décident si la société passe le test.

Statut (登记状态). La société doit être active. Les libellés courants sont :

Périmètre d'activité (经营范围). Pour une société qui se présente comme une usine, le périmètre doit inclure la production ou la fabrication d'un groupe de produits pertinent. Un périmètre limité aux ventes (销售), aux services techniques ou à l'import-export (进出口) décrit une société de négoce. Aucun des deux n'est répréhensible, mais le fournisseur n'aurait pas dû vous dire le contraire. Ce que cette différence implique pour votre commande est détaillé dans usine ou société de négoce.

Date de création et capital. Comparez la date de création avec l'historique que le commercial vous a présenté. Une société enregistrée l'an dernier avec « 15 ans d'expérience à l'export » peut être la nouvelle coquille d'une ancienne activité, ce qui est fréquent et pas forcément mauvais, ou un enregistrement récent servant à une fraude. Demandez de quel cas il s'agit, ainsi que le nom de l'ancienne société.

Listes et sanctions. L'enregistrement indique si la société figure sur la liste des activités anormales (经营异常名录), généralement pour ne pas avoir déposé de rapport annuel ou pour être injoignable à son adresse enregistrée, et si elle fait l'objet de sanctions administratives ou figure sur la liste des violations graves. Une inscription pour activité anormale justifie des questions ; une inscription pour violation grave justifie d'arrêter.

Étape 4 : faire correspondre la licence et l'argent#

La plupart des fraudes de fournisseurs ne reposent pas sur une société fictive, mais sur une société réelle dont le nom ne correspond pas au compte qu'on vous demande de payer. Avant tout paiement, vérifiez que quatre noms sont identiques :

1. La raison sociale sur la licence commerciale
2. Le nom du vendeur sur le profil de la plateforme ou dans le contrat
3. Le nom de la société sur la facture proforma
4. Le nom du bénéficiaire du compte bancaire

Si le bénéficiaire est une personne physique, une autre société, ou une société à Hong Kong ou ailleurs qui n'est pas nommée dans votre contrat, ne payez pas tant que le fournisseur n'a pas expliqué et confirmé le compte par un canal auquel vous faites déjà confiance, comme un appel vidéo avec le contact avec qui vous traitez. Les fraudeurs qui ont compromis la messagerie d'un fournisseur envoient généralement de nouvelles coordonnées bancaires quelques jours avant l'échéance du solde ; c'est la vérification de la licence qui vous permet de le remarquer. Les moyens de paiement et leurs protections sont comparés dans comment payer les fournisseurs chinois.

Comment repérer une licence falsifiée ou empruntée#

Une licence contrefaite est rare par rapport à une licence empruntée : un négociant qui présente la licence d'une usine voisine, ou un commercial qui utilise les documents d'un ancien employeur. Les signes à surveiller :

• L'enregistrement du registre ne correspond pas à l'image. Toute différence de nom, de code, de représentant légal ou d'adresse signifie que l'image n'est pas la licence en vigueur de cette société.
• Le code ne respecte pas les règles de format décrites ci-dessus, ou l'autorité d'enregistrement indiquée sur la licence se trouve dans une autre ville que l'adresse du siège.
• Des traces de retouche d'image autour du nom de la société, du code ou de la date, ou une photo de licence qui est en fait la capture d'écran d'une autre photo.
• Votre interlocuteur n'a pas de lien avec la société. Demandez une carte de visite avec le nom chinois de la société et une adresse e-mail d'entreprise ; une messagerie gratuite et un simple numéro de mobile sont de faibles indices d'un véritable employé.
• Les certificats et rapports d'audit mentionnent une autre société que celle de la licence, par exemple un certificat ISO 9001 délivré à l'usine d'à côté.

En cas de doute, un appel vidéo en direct où le fournisseur montre la licence originale accrochée au mur du bureau, à côté de la plaque de la société, tranche la plupart des cas. Pour les commandes plus importantes, un audit d'usine payant réalisé par une société d'inspection comprend une vérification des documents.

Hong Kong, Taïwan et entités étrangères#

Les sociétés de Hong Kong, de Macao et de Taïwan ne figurent pas dans le registre de Chine continentale.

• Hong Kong : le Companies Registry propose une recherche en ligne (e-Search sur cr.gov.hk) qui affiche le nom, le numéro, la date de constitution et le statut de la société. Les documents de la société peuvent être achetés pour une somme modique.
• Taïwan : le ministère de l'Économie exploite une recherche publique d'enregistrement des sociétés et entreprises sur findbiz.nat.gov.tw, en chinois avec une interface en anglais pour les données de base.
• Autres pays : beaucoup d'exportateurs chinois facturent via des sociétés à Singapour, aux États-Unis ou au Royaume-Uni. Utilisez le registre de ce pays et appliquez la même correspondance des quatre noms.

Une usine de Chine continentale qui facture via une société de Hong Kong devrait pouvoir présenter les deux enregistrements et expliquer le lien, par exemple un actionnariat commun figurant dans la déclaration annuelle de la société de Hong Kong.

Services de recherche commerciaux#

Qichacha (企查查), Tianyancha (天眼查) et Aiqicha (爱企查) reconditionnent les données du registre avec une meilleure interface, des rapports en anglais, des organigrammes d'actionnariat, des décisions de justice et l'historique des modifications, et ils fonctionnent de manière fiable depuis l'étranger. Ils sont utiles pour un premier coup d'œil rapide et pour retrouver le nom chinois derrière un nom anglais. Pour la décision de payer, revenez à l'enregistrement officiel : les bases commerciales peuvent avoir du retard sur les changements de statut, et c'est le registre auquel un tribunal ou votre banque se référera.

Ce qu'une vérification de licence ne peut pas vous dire#

Une licence en règle confirme qu'une société existe, est active et est autorisée à faire ce qu'elle annonce. Elle ne dit rien de la capacité de production, des systèmes qualité, de l'appartenance réelle de l'usine vue en photos à cette société, ni du respect du contrat par la société. Considérez la vérification de la licence comme la première étape, puis poursuivez avec les contrôles décrits dans comment vérifier un fournisseur Alibaba avant de payer : badges et rapports d'évaluation, visite vidéo en direct, échantillons et inspection avant expédition.