Como escrever um RFQ que os fornecedores chineses realmente respondam

A maioria das primeiras mensagens a um fornecedor chinês é um cumprimento, um nome de produto e um ponto de interrogação. Parecem educadas e rápidas de enviar, e raramente trazem um preço. Este guia explica do que um fornecedor precisa antes de poder cotar, lista as especificações que decidem o preço em categorias comuns e dá a você um modelo de RFQ e uma versão curta para WhatsApp que você pode copiar. Ele termina mostrando como comparar as respostas para que a cotação mais barata não seja simplesmente a mais vaga.

Por que "oi" e "preço?" não recebem resposta útil#

Um fornecedor não consegue precificar um produto que não consegue identificar, e responde primeiro aos pedidos específicos. Fornecedores, trading companies e agentes recebem um fluxo constante de mensagens, e uma grande parte delas é spam, phishing ou gente que nunca vai comprar, então uma mensagem sem detalhes do produto vai para o fim da fila.

A amostra de consultas do parceiro no bloco CSW Field Data acima mostra o padrão. Das 79 mensagens recebidas em duas semanas, 19 eram phishing ou golpe. Dos 60 contatos genuínos, 32 travaram porque o produto nunca foi definido: 24 abriram só com um cumprimento, e 8 citaram uma categoria, como roupas "no estilo SHEIN", bombas d'água, filtros de torneira para água potável ou correias automotivas, mas não responderam quando lhes perguntaram o estilo, a vazão e a altura manométrica da bomba, a quantidade ou as certificações necessárias. Nenhum dos 60 chegou ao ponto de uma cotação que pudesse ser enviada às fábricas.

As plataformas recompensam pedidos específicos da mesma forma. As diretrizes de uso do Alibaba.com para vendedores, em outubro de 2026, orientam os fornecedores a filtrar os pedidos de compradores por nível de qualidade, data de publicação, localização do comprador e quantidade do pedido, e a avaliar se um pedido é específico antes de gastar nele uma das suas vagas limitadas de cotação; cada pedido aceita só dez cotações. Um pedido vago é o que o fornecedor ocupado pula.

Do que um fornecedor precisa para precificar o seu produto#

Uma cotação é um preço para um produto definido, numa quantidade definida, entregue num ponto definido. Se faltar qualquer um dos três, o fornecedor ou pergunta, o que custa um dia por pergunta por causa da diferença de fuso horário, ou chuta. A descrição da U.S. International Trade Administration de uma fatura pro forma, o documento que o fornecedor devolve como cotação formal, lista os itens cotados, preços unitários, pesos e dimensões, o Incoterm com o seu ponto de entrega, condições de pagamento, uma data estimada de embarque e uma data de validade. O seu RFQ deve dar ao fornecedor aquilo de que ele precisa para preencher cada uma dessas linhas.

1. Definição do produto. Uma foto ou o link de um produto parecido, o material, as dimensões e se você pode enviar uma amostra de referência. "Como este link, mas em aço inox 304" é uma definição; "produtos de cozinha" não é.
2. Especificações da categoria. Os dois a cinco parâmetros que mudam o preço na sua categoria (veja a tabela abaixo).
3. Quantidade por SKU, cor e tamanho. "1.000 peças" em oito cores e cinco tamanhos são 40 SKUs de 25 peças cada, o que tem preço muito diferente de um SKU de 1.000.
4. Preço-alvo (opcional). Útil se você conhece o mercado, porque diz ao fornecedor qual qualidade cotar. O risco é que um chute baixo atraia um material mais barato e um alto ancore o preço para cima.
5. País de destino e Incoterm. Um preço não significa nada sem um ponto de entrega; a ITA lembra que todo Incoterm precisa vir com um local designado. Veja EXW vs FOB vs DDP.
6. Certificações e rotulagem. O que o seu mercado exige, por exemplo CE, FCC, UKCA ou CPC, mais as regras de idioma e rotulagem. Veja certificações de produto explicadas.
7. Embalagem e marca. Caixa simples ou de varejo, impressão de logotipo, encartes, códigos de barras, marcações das caixas de embarque. Veja embalagem personalizada da China.
8. Amostras. Se você quer uma amostra de pré-produção e se vai pagar por ela e pelo courier.
9. Prazo. Quando você precisa da mercadoria no destino, não só quando ela deve sair da fábrica.
10. Condições de pagamento. Por exemplo, 30% de sinal e 70% antes do embarque, ou um pedido protegido pela plataforma. Os Incoterms não tratam de pagamento, então informe isso à parte. Veja como pagar fornecedores chineses.

Categoria → as especificações que os fornecedores pedem#

As especificações que determinam o preço variam por produto, e os fornecedores pedem sempre as mesmas poucas. As quatro primeiras linhas abaixo são o que os fornecedores pediram aos compradores na amostra de consultas do parceiro; as três últimas são casos gerais.

Se você não conseguir preencher uma linha, mande o produto de referência e o uso dele, e peça ao fornecedor que proponha a especificação por escrito.

Um modelo de RFQ para copiar e colar#

Use um único modelo para todos os fornecedores, para que as respostas fiquem alinhadas. Apague as linhas que não se aplicam em vez de deixá-las em branco. O modelo está em inglês de propósito, porque as equipes de vendas dos fornecedores chineses trabalham em inglês.

Request for quotation — [your company], [country]

Product: [name] — reference photo/link attached
Material: [e.g. 304 stainless steel / 100% cotton 180 gsm]
Dimensions: [L x W x H, weight if known]
Key specifications: [from the table, e.g. flow 3 m3/h, head 30 m, 220 V 60 Hz]
Quantity: [per SKU, e.g. 300 pcs black M, 300 pcs black L, 200 pcs white M]
Target price (optional): [USD x.xx per piece]
Destination and Incoterm: [e.g. FOB Ningbo, or DDP to Lima, Peru]
Certifications/labelling: [e.g. CE and English/Spanish labels]
Packaging/branding: [e.g. logo on product, individual color box, export cartons]
Samples: [yes, 2 pcs, I will pay sample + courier]
Required delivery: [goods at destination by dd/mm/yyyy]
Payment: [e.g. 30% deposit, 70% before shipment]

Please quote: unit price, MOQ, production lead time, sample cost
and time, carton size and weight, and quote validity.

A mensagem curta para o primeiro contato no WhatsApp#

No WhatsApp ou no chat de uma plataforma, mande uma versão curta com uma foto e depois o modelo completo como arquivo. O objetivo é que a primeira mensagem sozinha baste para o fornecedor decidir se o produto é algo que ele fabrica.

Hello, I am [name] from [company], [country].
I want a quote for this product [photo/link]:
[material], [size], [1-2 key specs].
Quantity: [x pcs per colour/size]. Delivery [Incoterm + place].
Need [certification] for [market]. Full details attached.
Can you make this and what is your MOQ?

Como comparar as respostas#

Compare as cotações só depois que elas descreverem a mesma coisa. Dois preços para materiais, quantidades ou pontos de entrega diferentes são dois produtos diferentes.

1. Mesma especificação. Confira se cada resposta confirma o seu material, as dimensões e as especificações-chave, e anote qualquer substituição que o fornecedor proponha.
2. Mesmo Incoterm. Converta todas as cotações para o mesmo ponto de entrega antes de comparar; um preço EXW parece mais barato que um preço FOB para os mesmos produtos.
3. MOQ. Anote se ele vale por pedido, por modelo ou por cor, e se o seu detalhamento o atinge.
4. Prazo de produção. O tempo de produção e a data em que a mercadoria sai da fábrica, depois da aprovação da amostra.
5. Custo da amostra. O preço da amostra, o custo do courier e se a taxa da amostra é descontada do pedido.
6. O que está excluído. Embalagem, impressão do logotipo, ferramental ou moldes, certificados e testes costumam ser cotados à parte.
7. Quem respondeu. Se a cotação vem de uma fábrica ou de uma trading company muda a forma de negociar; veja fábrica vs trading company. Verifique o fornecedor pré-selecionado antes de pagar qualquer coisa; veja como verificar um fornecedor do Alibaba.

Uma cotação muito abaixo das outras normalmente significa uma especificação diferente, um custo que ficou de fora ou um fornecedor que deve ser verificado com mais cuidado.

O que não colocar num RFQ#

Alguns pedidos são recusados por melhor que sejam escritos. Na amostra do parceiro, 17 dos 60 contatos genuínos pediram produtos de marca, incluindo cópias com o logotipo de outra marca e peças ou eletrônicos de marca "originais", e nenhum pôde ser atendido. Pedir o logotipo de outra marca ou a cópia de um design conhecido marca o pedido como falsificação, e fornecedores legítimos não o cotam. Veja comprar produtos de marca da China.

Também deixe de fora tudo o que ainda não é verdade. Não informe uma quantidade que você não vai pedir só para conseguir um preço melhor, e não declare uma certificação que você não verificou; o fornecedor vai precificar o que você escrever, e a cotação vira o ponto de partida do contrato.